Cum gestionezi un creator care ratează termenul limită al unei campanii

Gestionează un termen limită ratat aflând mai întâi motivul, înainte de a decide orice altceva, apoi stabilește un singur pas următor ferm, cu o dată reală atașată. Majoritatea brandurilor sar direct la furie sau presupun direct că lucrurile se vor rezolva de la sine, iar ambele reacții te costă timp pe care nu îl ai. O întârziere de o zi din cauza unui copil bolnav nu este aceeași problemă ca un creator care a tăcut timp de o săptămână, iar răspunsul corect diferă de la caz la caz.

Acest lucru se întâmplă în aproape fiecare campanie care implică mai mult de un creator deodată. Creatorul este, de obicei, un studio de producție format dintr-o singură persoană, care filmează, montează și postează pentru mai multe branduri simultan, iar un termen limită este la fel de sigur pe cât permite tot ce altceva îi ocupă săptămâna. Rolul tău nu este să pedepsești asta. Este să faci ca livrabilul să ajungă online, să protejezi restul planificării și să decizi dacă acest creator mai merită locul data viitoare.

Află motivul înainte să reacționezi

Un termen limită ratat are câteva cauze obișnuite, iar fiecare indică o soluție diferită.

• Supraaglomerare. Jonglează cu mai multe colaborări cu branduri, iar a ta a alunecat mai jos pe listă.
• O problemă de producție. Cadrul nu a ieșit bine sau montajul a durat mai mult decât se aștepta.
• Un brief neclar. Termenul limită era în contract, dar nu a mai fost confirmat din nou aproape de dată, așa că nu a părut real.
• Ceva personal. Boală, o problemă de familie sau epuizare, lucruri pentru care nu îți datorează detalii.
• A dispărut complet. Nicio reacție, iar aceasta este singura situație care necesită o acțiune mai rapidă.

De obicei poți să-ți dai seama cu care dintre acestea ai de-a face dintr-un singur mesaj. Un creator supraaglomerat sau blocat în producție va răspunde în decurs de o zi, cu un motiv și o dată nouă. Un creator care a dispărut complet nu va răspunde deloc, iar acea tăcere este semnalul real, nu data ratată în sine.

Primul mesaj pe care să-l trimiți

Trimite un singur mesaj, nu trei. Păstrează-l scurt, specific și fără acuzații, pentru că un prim mesaj acuzator tinde să primească un non-răspuns defensiv, în loc de informația de care ai nevoie cu adevărat.

Ceva de genul: “Bună, postarea trebuia publicată ieri și nu am văzut-o live. Ai nevoie de ceva din partea noastră sau ar trebui să mutăm data? Spune-mi ce este realist până la finalul zilei.” Acest mesaj face trei lucruri deodată. Prezintă faptul fără niciun ton acuzator, oferă ajutor în cazul în care întârzierea se datorează vouă și cere o dată nouă concretă, nu o asigurare vagă.

Răspunsul pe care îl primești îți spune mai mult decât ar putea spune vreodată conținutul în sine. Un răspuns rapid și specific, cu o dată nouă, înseamnă un creator care gestionează o problemă normală de planificare. Un “o fac în curând” vag este, de fapt, un refuz blând. Lipsa unui răspuns în 24 până la 48 de ore este momentul în care nu mai aștepți și începi să îți pui în aplicare planul de rezervă.

Merită o prelungire scurtă

Nu fiecare ratare merită același răspuns. Potrivește răspunsul cu semnalul primit, nu cu cât de frustrat ești în acel moment.

O primă ratare, însoțită de o explicație rapidă și sinceră, merită o prelungire scurtă, de obicei 48 până la 72 de ore, cu noua dată confirmată în scris. Un tipar este altceva. Odată ce același creator ratează un al doilea termen limită în aceeași campanie, prelungirea nu mai este un gest de bunăvoință, ci devine un obicei pe care îl antrenezi tu însuți.

Ce să nu faci

Câteva reacții par satisfăcătoare în acel moment, dar de fiecare dată înrăutățesc situația.

• Să-l critici public, printr-un comentariu sau un răspuns la story. Asta nu face ca postarea să apară mai repede și transformă o problemă de planificare într-un conflict public pe care îl vor vedea și alți creatori cu care vrei să colaborezi.
• Să amenințe cu acțiuni legale pentru o primă ratare. Păstrează acest limbaj pentru un tipar real și o încălcare reală a contractului, nu pentru o singură dată amânată. Dacă îl folosești prea devreme, îi transmiți creatorului că relația este una adversă de la bun început, ceea ce face următoarea conversație sinceră mai dificilă, nu mai ușoară.
• Să taci tu însuți cât timp decizi ce să faci. Creatorul nu poate repara o problemă despre care nu i-ai spus, iar o zi de tăcere din partea ta, cât timp chibzuiești, este o zi mai aproape de ratarea datei reale de lansare a campaniei.
• Să-l renunți în tăcere, fără să-i spui vreodată motivul. Dacă nu mai vrei să lucrezi cu acest creator, spune-i asta clar odată ce campania se încheie. Un non-răspuns vag îl lasă să repete aceeași greșeală cu următorul tău competitor și te lasă fără un motiv clar de invocat dacă relația revine în discuție printr-o agenție.

Elementul comun este că niciuna dintre aceste reacții nu apropie livrabilul de publicare. Toate schimbă un sentiment de control pe termen scurt pentru un cost pe termen lung, fie asupra relației, fie asupra reputației tale în fața altor creatori care observă cum gestionezi public situația, fie asupra timpului rămas pentru a rezolva problema reală.

Protejează restul planificării

Întârzierea unui singur creator nu ar trebui să poată dărâma planificarea întregii campanii, iar motivul pentru care se întâmplă adesea este că brandurile își planifică termenele fără nicio marjă. Potrivit analizei Later despre planificarea campaniilor, o campanie tipică de tip influencer durează între 8 și 12 săptămâni, de la strategia inițială până la raportarea post-lansare, iar ghidul recomandă adăugarea a 3 până la 5 zile suplimentare de marjă în fiecare fază majoră, special pentru a absorbi astfel de întârzieri.

Dacă această marjă există deja în planul tău, o singură postare întârziată este un neajuns, nu o criză. Dacă nu există, aceasta este campania în care ar trebui să o adaugi, pentru că următoarea întârziere nu îți va cere voie. Revino la ceilalți creatori din aceeași campanie și confirmă că datele lor rămân valabile, în timp ce te ocupi de acesta, în loc să afli despre o a doua problemă după ce ți-a consumat deja timp.

Ce ar trebui să acopere deja contractul tău

Cât de multă influență ai în această discuție a fost decis înainte de începerea campaniei, nu pe parcursul ei. Un contract care menționează doar o dată de postare, fără nimic atașat, nu îți oferă nicio modalitate clară de a impune ceva. Un contract cu repere, un remediu clar și o clauză de reziliere îți oferă opțiuni, nu un impas.

Cel puțin, asta înseamnă o dată de aprobare a briefului, o dată de livrare a ciornei și o dată de postare, tratate ca trei repere separate, nu ca un singur termen limită la final. Înseamnă un remediu stabilit clar, cum ar fi o postare de compensare sau reținerea parțială a onorariului dacă un reper este ratat cu mai mult decât un anumit număr de zile stabilit. Și înseamnă o clauză de reziliere care să-ți permită să te retragi și să recuperezi sau să reții plata pentru munca nelivrată, dacă tiparul se repetă. Nimic din toate acestea nu înseamnă să fii advers față de creatori, care, în marea lor majoritate, încearcă să facă treabă bună în prea multe colaborări simultan. Este vorba despre a nu fi nevoit să improvizezi opțiuni în mijlocul campaniei. Agențiile care gestionează mai multe conturi de brand deodată ar trebui să ducă asta și mai departe și să standardizeze clauza în fiecare contract de creator pe care îl emit, astfel încât un termen limită ratat să fie gestionat la fel, indiferent care account manager preia situația. Dacă încă mai stabilești onorariile creatorilor pe aceste criterii, ghidul nostru despre negocierea tarifelor cu creatorii de pe Instagram arată cum să legi reperele de plată de livrabile, în cadrul aceleiași discuții.

Când să înlocuiești creatorul

Înlocuiește, în loc să continui să prelungești termenul, de îndată ce una dintre următoarele este adevărată: aceasta este a doua dată ratată în aceeași campanie, creatorul a încetat să mai răspundă sau locul se află pe calea critică pentru o dată de lansare pe care nu o poți muta. A aștepta mai mult de atât nu produce, de obicei, un rezultat mai bun. Produce aceeași problemă câteva zile mai târziu, cu mai puțin timp rămas la dispoziție pentru a o rezolva.

Găsirea unei înlocuiri de ultim moment este mai rapidă atunci când știi deja cine altcineva se potrivește briefului. Păstrarea unei liste scurte de creatori similari celui care a renunțat, construită din partenerii tăi existenți și nu de la zero, face diferența între o rezolvare în aceeași săptămână și o întârziere de două săptămâni. Articolul nostru despre găsirea unor influenceri Instagram similari unui partener existent explică pas cu pas cum să construiești această listă înainte să ai nevoie de ea, iar instrumentul de audit al audienței Hexrate îți permite să verifici rapid implicarea reală și calitatea urmăritorilor unei înlocuiri, suficient de repede încât să o aprobi chiar în aceeași zi, în loc să descoperi o problemă de fraudă după ce s-a întâmplat deja.

Documentează pentru următoarea campanie

Indiferent ce se întâmplă cu acest termen limită, notează ce s-a petrecut cât timp este încă proaspăt în memorie: data inițială, ce s-a spus și când, noua dată dacă s-a convenit una și dacă a fost respectată. Nu este vorba despre construirea unei liste negre. Este vorba despre a nu te baza pe memorie data viitoare când acest creator apare pentru o campanie și despre a avea o evidență clară dacă un client sau un partener de agenție întreabă de ce un livrabil a ajuns online cu întârziere. Centralizarea acestui istoric alături de restul raportărilor campaniei tale, în loc să-l lași într-un fir de emailuri împrăștiate, este exact scopul pentru care au fost create instrumentele Hexrate de raportare și media kit.

De-a lungul mai multor campanii, această evidență devine utilă într-un mod în care un singur incident nu poate fi niciodată. Un creator care întârzie constant cu o zi sau două, dar livrează mereu, reprezintă un risc diferit față de unul care a dispărut de două ori. Tratarea fiecărui creator cu care lucrezi în mod repetat ca pe o variabilă cunoscută, în loc să reiei aceeași judecată de fiecare dată, este ceea ce transformă gestionarea campaniilor dintr-o stingere continuă de incendii într-un sistem pe care îl poți rula efectiv după un program.

Acest sistem începe înainte ca vreun termen limită să fie în pericol, cu un dashboard care păstrează fiecare livrabil, dată și creator pe o singură pagină, în loc să fie împrăștiate în zeci de mesaje directe. Vezi cum instrumentele Hexrate de gestionare a campaniilor urmăresc livrabilele și semnalează o dată care alunecă înainte ca aceasta să devină o alergătură contra cronometru.