Kaip pateikti kelių klientų Instagram rezultatus vienoje suvestinėje

Surinkite kiekvieno kliento Instagram skaičius į vieną suvestinę, sukurtą pagal rodiklius, kuriuos iš tikrųjų naudojate ataskaitoms: auditorijos kokybę, įsitraukimą pagal turinio tipą, augimo tendenciją ir kampanijų rezultatus, surinktus tuo pačiu būdu kiekvienai paskyrai, kad A kliento ir B kliento duomenys tilptų tame pačiame ekrane. Alternatyva – aplankas su ekrano nuotraukomis ir skaičiuoklėmis, kurias tenka perdaryti kiekvieną ataskaitų ciklą – yra priežastis, kodėl agentūrų ataskaitų rengimas užtrunka taip ilgai ir vis tiek atrodo nevienodai nuo kliento prie kliento.

Tai tampa svarbiau augant klientų sąrašui. Vieno kliento suvestinė yra malonus papildomas dalykas. Suvestinė, sukurta talpinti dešimt, trisdešimt ar šimtą klientų greta vienas kito, yra būtina veiklos sąlyga, nes ataskaitų rengimo procesas, kuris veikė su trimis paskyromis, suyra prie penkiolikos.

Štai kas iš tikrųjų turėtų būti bendroje suvestinėje, trys būdai, kaip agentūros paprastai ją kuria, ir į ką atkreipti dėmesį, jei esate pasiruošę nebekurti ataskaitų nuo nulio kiekvieną mėnesį.

Kodėl ataskaitų rengimas sugriūna augant klientų sąrašui

Dauguma agentūrų šios problemos neplanuoja, jos į ją tiesiog įauga. Turint penkis klientus, bendra skaičiuoklė ir aplankas su ekrano nuotraukomis iš kiekvieno kliento Instagram Insights erzina, bet yra pakenčiama. Databox 2024 m. rinkodaros agentūrų apklausa nustatė, kad daugiau nei pusė valdo nuo 10 iki 30 klientų vienu metu, 17,8 procento valdo nuo 31 iki 50 klientų, o 10 procentų valdo daugiau nei 100 klientų. Tokiu mastu rankinis duomenų rinkimas nebėra darbo eiga, tai tampa papildomu darbu, kuris klientui nieko neprideda.

Ta pati apklausa nustatė, kad maždaug pusė agentūrų jau naudoja ataskaitų rengimo programinę įrangą, kuri automatiškai surenka duomenis į vieną vietą, kad jos galėtų pateikti realaus laiko suvestines ar periodines ataskaitas nekopijuodamos skaičių rankiniu būdu. Kita pusė tai vis dar daro rankiniu būdu, ir būtent šį atotrūkį šis straipsnis siekia panaikinti.

Ataskaitų dažnumas problemą tik sustiprina. Tas pats tyrimas nustatė, kad 46 procentai agentūrų pažangą su klientais peržiūri kas mėnesį, 18 procentų – kas ketvirtį, o 14 procentų – kas savaitę. Kiekvieną savaitę ataskaitas gaunantys klientai, kai procesas rankinis, negauna lengvesnės ataskaitos, jie gauna tą patį duomenų rinkimo darbą keturis kartus dažniau.

Šis trūkumas retai pastebimas, kol jo neatskleidžia perdavimas kitam darbuotojui. Paskyros vadybininkas išeina iš darbo, o pakaitalas paveldi skaičiuoklę, kurią suprato tik buvęs darbuotojas, su stulpelių antraštėmis, kurios gretimame kliento skirtuke reiškia kažką kitą. Arba klientas paklausia, kaip jo paskyra lyginasi su trimis kitais tos pačios nišos klientais, ir sąžiningas atsakymas yra tas, kad niekas niekada nesudėjo šių skaičių greta, nes jie saugomi trijuose atskiruose failuose, sukurtuose trimis skirtingais laikais.

Kas turėtų būti bendroje suvestinėje

Suvestinė, kuri veikia visiems klientams, kiekvienai paskyrai turi turėti tuos pačius pagrindinius laukus, o ne kiekvienam klientui pritaikytą vaizdą, kurį kažkas turi atsiminti, kaip atkurti. Keturios kategorijos apima tai, apie ką dažniausiai klausia klientai:

• Auditorijos kokybė. Sekėjų skaičiaus augimas mažai ką reiškia, jei nežinoma, kiek jų yra tikri. Netikri ir neaktyvūs sekėjai iškraipo įsitraukimo rodiklį ir dėl to kliento paskyra gali atrodyti sveikesnė arba prastesnė, nei yra iš tikrųjų.
• Įsitraukimas pagal turinio tipą. Reels vaizdo įrašai, karuselės ir pavieniai paveikslėlių įrašai retai veikia vienodai dviem skirtingiems klientams. Suvestinė, kuri rodo tik bendrą įsitraukimo rodiklį, paslepia, kuris formatas iš tikrųjų veikia.
• Augimo tendencija laikui bėgant. Vienas momentinis vaizdas negali parodyti, ar kliento rodikliai spartėja, išlieka stabilūs, ar mažėja. Klientams kryptis rūpi labiau nei bet koks pavienis skaičius.
• Kampanijų ir įrašų rezultatai. Nesvarbu, už ką klientas moka šį mėnesį – konkrečius įrašus, turinio stūmimą ar bendradarbiavimą su influenceriu – tam turi būti skirta atskira eilutė, nepriklausoma nuo organinio bazinio rezultatyvumo.

Šiuos laukus išlaikykite vienodus kiekvienam kliento įrašui. Vos tik vieno kliento suvestinėje atsiranda rodiklis, kurio neturi kito kliento suvestinė, kažkam komandoje tenka atsiminti šią išimtį, o būtent išimtys ir vėl sulėtina ataskaitų rengimą.

Trys būdai, kaip agentūros struktūruoja kelių klientų suvestines

Skaičiuoklės metodas

Kažkas prisijungia prie kiekvieno kliento Instagram paskyros, nukopijuoja skaičius, kuriuos rodo Instagram Insights, ir juos įkelia į pagrindinę lentelę su skirtuku kiekvienam klientui. Tai nekainuoja nieko, išskyrus laiką, ir dviem ar trims paskyroms šis metodas veikia. Peržengus šią ribą, tai tampa didžiausiu valandų, kurias agentūros praranda ataskaitoms, šaltiniu, o auditorijos kokybės duomenų čia visiškai nėra, nes Instagram Insights nepasako, kurie sekėjai yra tikri.

Natyvūs Insights kiekvienai paskyrai

Kai kurios agentūros praleidžia pagrindinės lentelės etapą ir tiesiog klientams atiduoda ekrano nuotraukas ar eksportus iš to kliento Instagram Insights. Tai parengti greičiau nei iš naujo kurti skaičiuoklę, bet reiškia, kad kiekvienas klientas mato skirtingą formatą, nėra galimybės palyginti vieno kliento rezultatų su kito, o paskyros vadybininkui vis tiek tenka prisijungti prie kiekvienos paskyros atskirai, kad gautų skaičius.

Centralizuota analitikos platforma

Platforma, sukurta talpinti kelias Instagram paskyras, automatiškai surenka tuos pačius laukus kiekvienam klientui, todėl suvestinė atrodo ir veikia vienodai, nesvarbu, ar tai pirmas, ar penkiasdešimtas klientas. Tai vienintelis iš trijų metodų, kuris plečiasi daugiau nei kelioms paskyroms nedidinant darbuotojų skaičiaus, ir vienintelis, galintis parodyti auditorijos kokybę bei sukčiavimo požymius be atskiro rankinio patikrinimo kiekvienam klientui.

Hexrate Reports & Media Kit įrankis sukurtas būtent šiam atvejui, viena suvestinė su nuosekliu rodiklių rinkiniu kiekvienam klientui, eksportuojama į ataskaitą, kurią klientas gali perskaityti be papildomo aiškinimo. Agentūroms, kurių pasiūlymas priklauso nuo kliento lyginimo su konkurentais, Compete prideda šį palyginimą toje pačioje suvestinėje, vietoj atskiros rankinės paieškos.

Suvestinės organizavimas pagal aptarnavimo lygį

Ne kiekvienas klientas gauna tokį patį ataskaitų detalumą, o suvestinė, kuri penkių įrašų per mėnesį paketą traktuoja taip pat, kaip visapusišką aptarnavimą, galiausiai arba per daug ataskaitų pateikia smulkiems klientams, arba per mažai – dideliems. Klientų grupavimas pagal lygį toje pačioje suvestinėje, o ne atskiro vaizdo kūrimas kiekvienam lygiui, leidžia išlaikyti nuoseklius pagrindinius duomenis, kartu leidžiant iš jų sudaromai ataskaitai skirtis detalumu.

Klientui su mažesniu paketu kiekvieną mėnesį gali pakakti tik augimo tendencijos ir vieno įsitraukimo skaičiaus. Visapusiško aptarnavimo klientas gauna visą rinkinį – auditorijos kokybę, įsitraukimą pagal turinio tipą, augimo tendenciją ir kampanijų rezultatus, o jei tai įeina į apimtį, dar ir palyginimą su konkurentais. Suvestinė saugo visus šiuos duomenis kiekvienam klientui, nepriklausomai nuo lygio, o ataskaita tiesiog atrenka tai, kas įeina į to kliento paketą.

Į ką atkreipti dėmesį prieš keičiant įrankį

Ne kiekvienas analitikos įrankis, kuris skelbiasi palaikantis kelias paskyras, iš tikrųjų išsprendžia ataskaitų rengimo problemą. Prieš patikėdami jam visą klientų sąrašą, patikrinkite keturis dalykus:

• Vienodas išdėstymas visiems klientams. Jei įrankis leidžia kiekvieno kliento suvestinei atrodyti kitaip, nuoseklumo problema tiesiog persikelia iš agentūros skaičiuoklės į agentūros programinę įrangą.
• Auditorijos kokybės patikra, integruota, o ne pridėta atskirai. Atskiras sukčiavimo patikros įrankis, kuris nėra tos pačios suvestinės dalis, yra dar vienas prisijungimas ir dar vienas žingsnis, kurį kažkas galiausiai praleis.
• Eksportuojamas, klientui paruoštas rezultatas. Skaičius naudingas tik tada, kai jis palieka suvestinę. Jei kiekvieną ataskaitą vis dar tenka rankiniu būdu perkurti skaidrių rinkinyje, įrankis iš tikrųjų nepanaikino rankinio darbo, o tik jį perkėlė kitur.
• Galimybė plėsti klientų sąrašą be naujo proceso. Trisdešimt pirmo kliento pridėjimas turėtų reikšti tik dar vieną paskyrą suvestinėje, o ne naują darbo eigą naujam klientų kainodaros lygiui.

Agentūroms, kurios taip pat užsiima talentų valdymu, ta pati suvestinės logika taikoma ir kūrėjams sąraše, ne tik klientams. Stebimi laukai skiriasi – sandorių istorija ir lygio pokyčiai vietoj kampanijų išlaidų – tačiau vieno nuoseklaus vaizdo kiekvienam įrašui principas išlieka, tai plačiau aptarta ką talentų vadybininkai turi stebėti apie kiekvieną savo sąrašo kūrėją.

Nuo suvestinės iki klientui paruoštos ataskaitos

Suvestinė ir kliento ataskaita nėra tas pats dokumentas. Suvestinė yra tai, ką visą mėnesį naudoja paskyros komanda darbui. Ataskaita yra tai, ką iš tikrųjų skaito klientas, paprastai kartą per mėnesį, ir joje turi būti mažiau duomenų, bet daugiau konteksto nei suvestinėje, iš kurios ji sudaryta. Jei suvestinėje jau yra nuoseklūs laukai kiekvienam klientui, tokios ataskaitos sudarymas tampa atrankos, o ne duomenų rinkimo užduotimi.

Konkrečiai, ką iš tos ataskaitos išbraukti ir ką palikti, bei kaip ją pateikti auditorijai, kuri nestebi Instagram rodiklių kasdien, atskirai aptariama kuriant klientui paruoštą influencerių rinkodaros ataskaitą, o sudėtingesnei auditorijai, kliento finansų komandai, kaip pateikti Instagram kampanijos rezultatus skeptiškam finansų direktoriui.

Ką daryti toliau

Jei ataskaitas vis dar tenka rankiniu būdu perkurti kiekvieną ciklą, greičiausias testas yra ne pilnas perėjimas, o dviejų ar trijų aktyviausių sąrašo paskyrų pridėjimas prie vienos suvestinės ir šio mėnesio ataskaitos parengimo laiko palyginimas su praėjusio mėnesio laiku. Jei šis palyginimas smarkiai skiriasi, vadinasi, klientų sąrašas jau peraugo skaičiuoklę, ir kiekvienas naujas klientas, pasirašytas po šio momento, prideda daugiau ataskaitų rengimo naštos, nei pati paskyra yra verta. Hexrate kainodaros puslapyje pateiktas planų suskirstymas agentūroms, vertinančioms, kiek klientų paskyrų joms reikia vienoje vietoje.